Pengurusan krisis jamin kesinambungan urusan
Oleh NAZHALINA NAZRI
Apakah yang organisasi anda akan lakukan sekiranya premis kerja anda terbakar atau tidak boleh dimasuki kerana menerima panggilan ancaman bom?
Mampukah anda meneruskan tugas-tugas seperti biasa? Adakah organisasi anda mempunyai pelan tindakan sekiranya situasi tersebut berlaku kepada mereka?
Bagi organisasi yang berasaskan keuntungan, gangguan terhadap fungsi perniagaan yang kritikal boleh mengakibatkan kerugian bernilai jutaan ringgit.
Kebiasaannya, organisasi yang berasaskan keuntungan ini mempunyai pelan Kesinambungan Pengurusan Urusan atau Business Continuity Management (BCM) yang dibangunkan bagi menjamin kesinambungan fungsi-fungsi kritikal organisasi walaupun ketika dilanda krisis.
Selain organisasi yang berasaskan keuntungan, sebahagian daripada Prasarana Maklumat Kritikal Negara atau Critical National Information Infrstructure (CNII) juga telah merangka pelan BCM bagi organisasi mereka.
BCM adalah satu pendekatan pengurusan holistik bagi melindungi fungsi-fungsi kritikal organisasi dengan mengenal pasti impak dan ancaman yang mungkin boleh mengganggu fungsi-fungsi kritikal melalui penyediaan satu rangka kerja dalam memastikan organisasi tetap teguh dalam menghadapi ancaman.
Rangka kerja ini meliputi analisis impak terhadap fungsi-fungsi kritikal organisasi, penilaian risiko, pembangunan strategi dan pelan kesinambungan yang relevan.
Antara pelan yang sesuai untuk dibangunkan adalah Pelan Kesinambungan Teknologi Maklumat, Pelan Kesinambungan Fungsi-fungsi Kritikal serta Pelan Pengurusan Krisis.
Di peringkat awal pengenalan BCM, ia lebih dikenali sebagai Pelan Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan). Ia juga banyak dikaitkan dengan pelan pemulihan bencana teknologi maklumat (IT Disaster Recovery Plan).
Walaupun pada hakikatnya kita sangat bergantung kepada teknologi maklumat untuk menjalankan tugas seharian, kita juga perlu sedar bahawa terdapat aspek lain dalam organisasi yang sama penting dengan teknologi maklumat sistem, aplikasi dan lain-lain transaksi.
Aspek tersebut adalah keselamatan nyawa manusia. Dalam BCM keselamatan nyawa pekerja amat diutamakan.
Oleh sebab itu, langkah menyelamatkan nyawa pekerja lebih diutamakan sebelum langkah-langkah seperti pemulihan infrastruktur, teknologi maklumat, sistem atau fungsi-fungsi lain diambil kerana tanpa pekerja, pemulihan fungsi-fungsi lain tidak akan dapat dilaksanakan.
Pelan pandemik
Kita ambil contoh senario penularan wabak Influenza A H1N1. Jika sesebuah organisasi dilanda wabak Influenza A H1N1, BCM boleh dilaksanakan bagi memastikan urusan penting organisasi tidak terhenti.
Bayangkan jika seorang dua daripada kakitangan organisasi anda tidak hadir bekerja kerana jangkitan H1N1, anda tidak akan merasa kesannya.
Tetapi jika sekumpulan kakitangan mengalami jangkitan yang kritikal diberi cuti sakit atau dikuarantin, satu fungsi kritikal organisasi akan terganggu atau terhenti sepenuhnya dan impaknya akan dirasai oleh seluruh organisasi.
Pada ketika inilah organisasi tersebut akan terfikir alangkah baik sekiranya telah wujud satu pelan pandemik atau sekurang-kurang pelan kesinambungan sumber manusia, yang mampu mengawal dan mengurangkan impak terhadap masalah ini.
Rujukan utama bagi pembangunan pelan pandemik ialah Pelan Kesediaan Pandemik Influenza Kebangsaan(NIPP) yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesihatan.
Jabatan Sumber Manusia di setiap organisasi perlu mengambil langkah untuk membangunkan pelan pandemik atau pelan kesinambungan sumber manusia yang relevan bagi menjamin keselamatan kakitangan.
Ia sekali gus memastikan kelangsungan fungsi-fungsi kritikal organisasi.
Jabatan Sumber Manusia juga perlu memberikan khidmat nasihat kepada kakitangan tentang langkah-langkah yang perlu diambil ketika dilanda wabak penyakit atau pandemik.
Pewujudan senarai kakitangan kritikal berserta penggantinya (backup) yang memahami serta mampu mengambil alih tugas kakitangan kritikal tersebut semasa ketiadaannya berupaya mengatasi masalah kekurangan sumber manusia ini.
Dalam situasi bencana sebegini, cara kerja alternatif seperti bekerja dari rumah atau di pusat pemulihan bencana perlu dirancang bagi membolehkan fungsi kritikal diteruskan walaupun premis organisasi tidak dapat dimasuki atau diakses.
Satu lagi insiden yang boleh dijadikan iktibar ialah sewaktu sambutan Hari Raya Aidilfitri September lalu yang mana sistem pesanan ringkas (SMS) telah mengalami kesesakan ekoran dari meningkatnya penggunaan SMS secara mendadak pada ketika itu.
Sistem tersebut seterusnya mengalami gangguan yang serius sehingga menyebabkan sistem tersebut tergendala selama beberapa hari.
Gangguan ini menyebabkan SMS lewat sampai pada penerima atau pun tidak diterima langsung oleh penerima.
Ekoran daripada insiden tersebut, syarikat telekomunikasi mengambil beberapa langkah untuk memastikan insiden tersebut tidak berulang pada waktu-waktu puncak seperti, musim perayaan dan sebagainya.
Bank Negara Malaysia (BNM) telah memulakan langkah yang proaktif dengan penghasilan Garis Panduan BCM yang digarap khusus bagi semua institusi kewangan di bawah seliaannya.
Objektif utama garis panduan tersebut adalah untuk memastikan kesinambungan fungsi-fungsi kritikal dan pemulihan perkhidmatan penting lain dalam satu jangka waktu yang ditetapkan semasa gangguan yang serius.
Garis panduan tersebut juga telah menetapkan keperluan minimum BCM yang perlu dipatuhi oleh kesemua institusi kewangan.
Garis panduan ini, pastinya diformulasikan oleh Bank Negara Malaysia apabila menyedari betapa penting dan kritikal transaksi yang dijalankan oleh institusi-institusi kewangan dan kerugian yang akan dialami oleh institusi kewangan ini dan seterusnya kepada negara sekiranya berlaku gangguan atau krisis terhadap fungsi-fungsi kritikal ini.
Inti pati pelan
Standards Malaysia juga telah menghasilkan satu standard berkaitan BCM iaitu MS: 1970:2007 BCM Framework bertujuan untuk membantu organisasi-organisasi yang merancang untuk melaksanakan BCM di organisasi mereka.
MS 1970:2007 memberi satu rangka kerja bagi mengimplementasikan BCM di peringkat organisasi, tetapi memberi kebebasan bagi organisasi untuk memilih kaedah yang sesuai bagi mengimplementasikan BCM.
BCM merupakan disiplin proaktif dalam memastikan organisasi terus beroperasi ketika berhadapan dengan sesuatu insiden atau krisis.
Namun, apa jua pelan yang dibangunkan tidak akan mencapai matlamatnya sekiranya tiada usaha untuk menyampaikan inti pati pelan tersebut kepada kesemua kakitangan daripada peringkat tertinggi sehinggalah ke peringkat kakitangan sokongan.
Semua kakitangan perlu menyedari kewujudan pelan-pelan ini, kegunaannya serta tanggungjawab masing-masing apabila pelan-pelan tersebut perlu diaktifkan.
- UTUSAN
Apakah yang organisasi anda akan lakukan sekiranya premis kerja anda terbakar atau tidak boleh dimasuki kerana menerima panggilan ancaman bom?
Mampukah anda meneruskan tugas-tugas seperti biasa? Adakah organisasi anda mempunyai pelan tindakan sekiranya situasi tersebut berlaku kepada mereka?
Bagi organisasi yang berasaskan keuntungan, gangguan terhadap fungsi perniagaan yang kritikal boleh mengakibatkan kerugian bernilai jutaan ringgit.
Kebiasaannya, organisasi yang berasaskan keuntungan ini mempunyai pelan Kesinambungan Pengurusan Urusan atau Business Continuity Management (BCM) yang dibangunkan bagi menjamin kesinambungan fungsi-fungsi kritikal organisasi walaupun ketika dilanda krisis.
Selain organisasi yang berasaskan keuntungan, sebahagian daripada Prasarana Maklumat Kritikal Negara atau Critical National Information Infrstructure (CNII) juga telah merangka pelan BCM bagi organisasi mereka.
BCM adalah satu pendekatan pengurusan holistik bagi melindungi fungsi-fungsi kritikal organisasi dengan mengenal pasti impak dan ancaman yang mungkin boleh mengganggu fungsi-fungsi kritikal melalui penyediaan satu rangka kerja dalam memastikan organisasi tetap teguh dalam menghadapi ancaman.
Rangka kerja ini meliputi analisis impak terhadap fungsi-fungsi kritikal organisasi, penilaian risiko, pembangunan strategi dan pelan kesinambungan yang relevan.
Antara pelan yang sesuai untuk dibangunkan adalah Pelan Kesinambungan Teknologi Maklumat, Pelan Kesinambungan Fungsi-fungsi Kritikal serta Pelan Pengurusan Krisis.
Di peringkat awal pengenalan BCM, ia lebih dikenali sebagai Pelan Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan). Ia juga banyak dikaitkan dengan pelan pemulihan bencana teknologi maklumat (IT Disaster Recovery Plan).
Walaupun pada hakikatnya kita sangat bergantung kepada teknologi maklumat untuk menjalankan tugas seharian, kita juga perlu sedar bahawa terdapat aspek lain dalam organisasi yang sama penting dengan teknologi maklumat sistem, aplikasi dan lain-lain transaksi.
Aspek tersebut adalah keselamatan nyawa manusia. Dalam BCM keselamatan nyawa pekerja amat diutamakan.
Oleh sebab itu, langkah menyelamatkan nyawa pekerja lebih diutamakan sebelum langkah-langkah seperti pemulihan infrastruktur, teknologi maklumat, sistem atau fungsi-fungsi lain diambil kerana tanpa pekerja, pemulihan fungsi-fungsi lain tidak akan dapat dilaksanakan.
Pelan pandemik
Kita ambil contoh senario penularan wabak Influenza A H1N1. Jika sesebuah organisasi dilanda wabak Influenza A H1N1, BCM boleh dilaksanakan bagi memastikan urusan penting organisasi tidak terhenti.
Bayangkan jika seorang dua daripada kakitangan organisasi anda tidak hadir bekerja kerana jangkitan H1N1, anda tidak akan merasa kesannya.
Tetapi jika sekumpulan kakitangan mengalami jangkitan yang kritikal diberi cuti sakit atau dikuarantin, satu fungsi kritikal organisasi akan terganggu atau terhenti sepenuhnya dan impaknya akan dirasai oleh seluruh organisasi.
Pada ketika inilah organisasi tersebut akan terfikir alangkah baik sekiranya telah wujud satu pelan pandemik atau sekurang-kurang pelan kesinambungan sumber manusia, yang mampu mengawal dan mengurangkan impak terhadap masalah ini.
Rujukan utama bagi pembangunan pelan pandemik ialah Pelan Kesediaan Pandemik Influenza Kebangsaan(NIPP) yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesihatan.
Jabatan Sumber Manusia di setiap organisasi perlu mengambil langkah untuk membangunkan pelan pandemik atau pelan kesinambungan sumber manusia yang relevan bagi menjamin keselamatan kakitangan.
Ia sekali gus memastikan kelangsungan fungsi-fungsi kritikal organisasi.
Jabatan Sumber Manusia juga perlu memberikan khidmat nasihat kepada kakitangan tentang langkah-langkah yang perlu diambil ketika dilanda wabak penyakit atau pandemik.
Pewujudan senarai kakitangan kritikal berserta penggantinya (backup) yang memahami serta mampu mengambil alih tugas kakitangan kritikal tersebut semasa ketiadaannya berupaya mengatasi masalah kekurangan sumber manusia ini.
Dalam situasi bencana sebegini, cara kerja alternatif seperti bekerja dari rumah atau di pusat pemulihan bencana perlu dirancang bagi membolehkan fungsi kritikal diteruskan walaupun premis organisasi tidak dapat dimasuki atau diakses.
Satu lagi insiden yang boleh dijadikan iktibar ialah sewaktu sambutan Hari Raya Aidilfitri September lalu yang mana sistem pesanan ringkas (SMS) telah mengalami kesesakan ekoran dari meningkatnya penggunaan SMS secara mendadak pada ketika itu.
Sistem tersebut seterusnya mengalami gangguan yang serius sehingga menyebabkan sistem tersebut tergendala selama beberapa hari.
Gangguan ini menyebabkan SMS lewat sampai pada penerima atau pun tidak diterima langsung oleh penerima.
Ekoran daripada insiden tersebut, syarikat telekomunikasi mengambil beberapa langkah untuk memastikan insiden tersebut tidak berulang pada waktu-waktu puncak seperti, musim perayaan dan sebagainya.
Bank Negara Malaysia (BNM) telah memulakan langkah yang proaktif dengan penghasilan Garis Panduan BCM yang digarap khusus bagi semua institusi kewangan di bawah seliaannya.
Objektif utama garis panduan tersebut adalah untuk memastikan kesinambungan fungsi-fungsi kritikal dan pemulihan perkhidmatan penting lain dalam satu jangka waktu yang ditetapkan semasa gangguan yang serius.
Garis panduan tersebut juga telah menetapkan keperluan minimum BCM yang perlu dipatuhi oleh kesemua institusi kewangan.
Garis panduan ini, pastinya diformulasikan oleh Bank Negara Malaysia apabila menyedari betapa penting dan kritikal transaksi yang dijalankan oleh institusi-institusi kewangan dan kerugian yang akan dialami oleh institusi kewangan ini dan seterusnya kepada negara sekiranya berlaku gangguan atau krisis terhadap fungsi-fungsi kritikal ini.
Inti pati pelan
Standards Malaysia juga telah menghasilkan satu standard berkaitan BCM iaitu MS: 1970:2007 BCM Framework bertujuan untuk membantu organisasi-organisasi yang merancang untuk melaksanakan BCM di organisasi mereka.
MS 1970:2007 memberi satu rangka kerja bagi mengimplementasikan BCM di peringkat organisasi, tetapi memberi kebebasan bagi organisasi untuk memilih kaedah yang sesuai bagi mengimplementasikan BCM.
BCM merupakan disiplin proaktif dalam memastikan organisasi terus beroperasi ketika berhadapan dengan sesuatu insiden atau krisis.
Namun, apa jua pelan yang dibangunkan tidak akan mencapai matlamatnya sekiranya tiada usaha untuk menyampaikan inti pati pelan tersebut kepada kesemua kakitangan daripada peringkat tertinggi sehinggalah ke peringkat kakitangan sokongan.
Semua kakitangan perlu menyedari kewujudan pelan-pelan ini, kegunaannya serta tanggungjawab masing-masing apabila pelan-pelan tersebut perlu diaktifkan.
- UTUSAN
MOHD ADHA MOHD ZAIN (ADHA ZAIN)
Blogger Informasi
