Masalah Spam - Pengguna perlu bijak kendali e-mel

Masalah ini bukan sahaja mampu menjejaskan produktiviti kakitangan disebabkan masa digunakan untuk membuangnya tetapi juga boleh menyebabkan kegagalan e-mel penting memasuki kotak e-mel kita.

Pelbagai cara telah diperkenalkan oleh pengeluar perisian e-mel bagi mengatasi masalah spam, bagaimanapun kebijaksanaan penghantar spam menyebabkan mereka masih boleh memasuki e-mel pengguna dengan mudah.

Menurut Charles Cousins, seorang veteran IT selama 20 tahun bersama pelbagai syarikat antarabangsa yang juga Pengarah urusan, Sophos Asia, syarikat perlu mempunyai polisi tertentu dalam menangani masalah tersebut.

Katanya, menjalankan polisi cara terbaik (Best Pratice) terhadap pengunaan e-mel boleh dijadikan sebagai salah satu langkah efektif untuk mengurangkan jumlah spam yang diterima oleh pengguna.

``Bagaimanapun, polisi tersebut tidak boleh dianggap sebagai penyelesaian keseluruhan tetapi hanya sebagai satu sandaran keselamatan terhadap e-mel yang tidak diingini,'' katanya.

Beliau menasihatkan, untuk menangani masalah spam, para pengguna e-mel sendiri boleh memainkan peranan mereka dengan mengikuti beberapa saranan tersebut :

n Jangan sesekali membuat tempahan atau pembelian melalui e-mel yang tidak dipinta.

Pengguna yang melayan atau membuat tempahan melalui e-mel yang tidak berkenaan mempunyai potensi besar menjadi mangsa spam di masa depan.

Ini kerana, pengguna e-mel boleh menjadi mangsa tipu-daya skim para penjual terutama ahli spam yang sentiasa mengumpul alamat-alamat e-mel untuk dijual kepada pihak-pihak berminat.

- Buang nota e-mel sekiranya anda tidak kenal pasti pengirimnya.

Memandangkan e-mel spam selalunya mengandungi bahan-bahan pengiklanan atau catatan, ia juga boleh mengandungi virus, cecacing atau trojan yang akan menjadi aktif apabila lampiran (attachment) dibuka oleh penerima.

Virus atau cecacing yang telah berada dalam komputer mangsa boleh bertindak dengan sendiri tanpa pengetahuan pengguna komputer.

- Jangan membalas nota spam atau klik perantaian di dalam pesanan.

Memberi balasan kepada sebarang pesanan spam, sama ada anda ingin menghantar pesanan ``unsubscribe'' ataupun ``remove'' dari senarai e-mel akan mendedahkan diri anda.

Ini kerana anda secara tidak langsung telah mengesahkan kepada ahli spam mengenai kewujudan alamat e-mel anda kerana kebanyakan ahli spam hanya menghantar e-mel secara rambang tanpa mengetahui penerimanya.

Ini memberi maklumat baik kepada ahli spam yang alamat e-mel itu adalah aktif dan boleh menjadikan para pengguna sasaran yang terbaik untuk aktiviti spam seterusnya.

- Elak dari mengunakan fungsi prapandang perisian e-mel anda.

Kebanyakan ahli spam mengunakan teknik pengiklanan yang boleh menjejak dan mengesan bilakah nota e-mel dilihat walaupun anda tidak membalas atau klik nota e-mel tersebut.

Menggunakan fungsi prapandang ibarat membuka sebahagian e-mel tersebut lantas memberitahu ahli spam kewujudan para pengguna dan ini akan melibatkan makin banyak spam.

- Apabila menghantar nota e-mel kepada ramai penerima, gunakan petak (BCC) untuk melindungi alamat e-mel mereka.

Menghantar e-mel kepada alamat penerima dipamerkan di petak ``To'' akan menyebabkan alamat tersebut terdedah kepada perangkap ahli spam yang akan mengumpul dan mengunakan alamat tersebut untuk kegiatan mereka.

- Jangan berikan alamat e-mel anda kepada sebarang ruang perbincangan, `newsgroups' ataupun laman web.

Ramai ahli spam mempergunakan kaedah ``web bots'' yang secara automatik melayari laman Internet untuk mencari alamat-alamat e-mel yang boleh didapati dari ruang perbincangan atau ruang informasi.

- Jangan berikan alamat e-mel utama anda kepada sesiapa atau sebarang laman web yang anda tidak percayai.

Anda hanya perlu memberikan alamat e-mel kepada kawan rapat atau rakan sekerja.

- Miliki dan gunakan satu atau dua alamat e-mel menengah (secondary) selain dari e-mel utama.

Sekiranya anda perlu mengisi borang penyertaan atau siasatan di laman web yang mana anda tidak mahu menerima maklumat selanjutnya, cuba gunakan alamat e-mel kedua sebagai cara melindungi alamat e-mel utama anda dari penyalahgunaan spam.

Selalulah mencari kotak kecil di laman web atau borang tersebut yang memberi anda pilihan untuk meminta atau membatalkan permintaan maklumat dan tawaran.

Para pengguna yang mengikuti cadangan-cadangan ini dengan bijak akan mampu mengurangkan masalah penerimaan spam dalam kotak e-mel mereka yang kini semakin penting dalam menjalankan pekerjaan dan perniagaan.

Syarikat juga seharusnya mempunyai perisian penapis spam yang baik untuk menangani masalah e-mel sampah ini yang sememangnya menjadi ancaman kepada masa produktiviti kakitangan mereka.