Setiausaha - Pemegang amanah majikan

Dominasi golongan lelaki dalam kerjaya kesetiausahaan dan perkeranian kuat berpengaruh semenjak zaman Renaissance hingga hujung abad ke-19. Mengikut kronologi sejarah, ketika itu, segala aktiviti surat-menyurat yang melibatkan pengurusan pejabat dipertanggungjawabkan pengendaliannya kepada kaum Adam sahaja.

Walau bagaimanapun, penemuan teknologi mesin taip sekitar tahun 1880-an di Amerika Syarikat (AS) telah melunturkan faktor saling kait golongan lelaki dalam kerjaya kesetiausahaan. Ini disebabkan lebih ramai wanita Barat mula menunjukkan minat terhadap penggunaan mesin itu, sekali gus mengorak langkah menjadi setiausaha.

Tuntutan kudrat lelaki di medan tempur ketika meletusnya Perang Dunia Pertama secara tidak langsung menyaksikan tugas setiausaha secara berperingkat-peringkat diambil alih oleh wanita.

Apabila zaman terus berubah, golongan lelaki akhir- nya jarang meletakkan kerjaya itu sebagai antara pili- han perdana profesion mereka. Sebaliknya, mereka lebih berminat menjadi doktor, jurutera, peguam, pensyarah atau ahli perniagaan.

Anjakan kecenderungan golongan lelaki itu, secara tidak langsung mendorong industri korporat menawarkan peluang tersebut kepada kaum wanita yang sedia mengharungi selok-belok tugasan berkenaan.

Ini ditambah pula dengan pertambahan bilangan institusi pengajian kesetiausahaan yang tumbuh bagaikan cendawan selepas hujan. Matlamatnya tetap sama - melahirkan setiausaha profesional untuk pasaran kerja.

Antara yang dimaksudkan itu ialah Institusi Berpiagam Setiausaha dan Pentadbir (ICSA) yang terkenal pada peringkat tempatan dan antarabangsa.

Kerjaya pilihan

Hari ini, bidang kesetiausahaan dilihat jauh lebih profesional ataupun sama penting dengan kerjaya lain.

Selain menjadi pembantu peribadi bos atau ketua jabatan, golongan itu berfungsi penting dalam mengurus dan melancarkan urusan syarikat. Namun, ia bukanlah semudah yang disangka. Elemen glamor, populariti dan kemewahan perlu ditolak ke tepi.

"Ini bukan satu profesion glamor, sebalik- nya sarat dengan tanggungjawab besar dan kepercayaan yang tinggi perlu dipikul.

"Sungguhpun menjadi pembantu pihak atasan, ini sama sekali tidak bermakna setia- usaha dilimpahi kemewahan ataupun memperoleh perhatian istimewa daripada majikan."

Demikian kata Leonardo Ho, 23, dari syarikat Salina & Associates Public Relations yang berpangkalan di Tropicana City Busi- ness Park, Petaling Jaya. Pengalaman bertugas sebagai setiausaha kepada Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), Selina Yeop adalah sesuatu yang cukup berharga bagi jejaka itu.

Lebih popular dengan panggilan Leo, dia memberitahu bahawa tiada bezanya bekerja di bawah pentadbiran majikan wanita ataupun lelaki kerana tanggungjawab yang perlu dipikul masih sama.

Bermula daripada semakan janji temu dengan klien, urusan surat-menyurat, menjawab panggilan demi panggilan telefon sehingga menguruskan hal-hal peribadi, semuanya harus diselesaikan dengan tepat dan betul.

Walaupun kerjaya setiausaha bukan pilihan utama Leo sejurus menyempurna- kan pengajian dalam bidang komunikasi media di sebuah institusi di Damansara, Kuala Lumpur, namun dia tidak gusar untuk mencuba, tatkala tanggungjawab itu mengetuk pintu peluangnya.

Anak kelahiran Kuala Lumpur itu menyifatkan pengalaman berkhidmat dengan majikan yang popular dengan panggilan 'Ratu Perhubungan Awam' tersebut pada awalnya sedikit menyukarkannya.

Personaliti Selina yang sentiasa me- nginginkan kesempurnaan dalam apa jua perkara yang dilakukan, mendesak dia membuat setiap tugas dengan lebih teliti dan cekap.

Selain itu, dia juga harus menyiapkan arahan yang diberi dengan pantas dan cepat lantaran maji- kannya seorang yang tepat pada waktu dan tidak suka menangguh kerja yang diberi.

"Setiap bos mempunyai karakter tersendiri dan setiausaha perlu bersikap memahami," terang Leo.

Apa yang lebih penting menurutnya, setiausaha perlu sentiasa amanah dan menjaga kepercayaan majikan. Perbuatan menjaja rahsia bos kepada kakitangan lain adalah kesalahan serius yang mampu menjejaskan hubungan dan mencemarkan reputasinya di pejabat.

Leo turut menangkis tanggapan yang menyatakan bahawa para setiausaha sanggup membuat segala arahan kerana diraikan dengan ganjaran lumayan ataupun hadiah yang mewah. Bagi- nya, kata-kata pujian dan kepercayaan majikannya adalah ganjaran paling berharga.

"Buat kerja betul-betul. Jangan harapkan balasan. Jika seseorang setiausaha melakukan tanggungjawab kerana mengharapkan sesuatu, itu boleh dikira sebagai rasuah," jelasnya yang gemar berkunjung ke gimnasium untuk mengekalkan kecergasan dirinya.

Peka maklumat semasa

Sungguhpun sibuk kerana jadual kerja yang amat padat, namun Jeevaratnam Baby, 27, tidak lokek berkongsi pengalaman berkhidmat sebagai setiausaha selaku pegawai perhubungan awam di Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK).

Cabaran bekerja sebagai setiausaha kepada pegawai atasan kerajaan memerlukan dia menyiapkan diri dengan pengetahuan am. Maklumat perkemba- ngan politik, ekonomi dan sosial perlu ada di hujung jarinya.

Setiap hari, seawal pukul 7 pagi, jejaka berdarah India-Cina ini perlu membelek semua akhbar tempatan untuk mengetahui isu-isu semasa. Setelah meluangkan selama dua jam untuk pembacaan itu, barulah dia boleh memulakan tugasan lain.

Katanya, selain menjaga hal-hal urusan pejabat, dia juga menjaga hal-hal peribadi bosnya yang merupakan seorang wanita berkaliber, berkarisma tinggi dan penyayang.

"Beliau bukan sahaja bos, sebaliknya kawan baik lebih-lebih lagi seorang kakak yang penyayang.

"Oleh itu, setiap teguran daripadanya tidak pernah disimpan dalam hati, sebaliknya menjadi pedoman untuk memperbaiki kesilapan dan meningkatkan kebolehan diri," kata lelaki yang berasal dari Teluk Intan, Perak itu.

Peranan setiausaha di kementerian jauh berbeza daripada firma-firma korporat. Di situ, segala urusan perlu bersandarkan protokol. Menulis sepucuk surat pun memerlukan perhatian ekstra kerana ia dibaca oleh tokoh-tokoh politik berpengaruh.

Dalam perkembangan lain, Rozi Abdul Razak, setiausaha peribadi kepada penyanyi nombor satu negara, Datuk Siti Nurhaliza Tarudin berkata, pengalaman sebagai wartawan di syarikat Utusan Melayu sebelum ini banyak membantunya mengharungi dunia kesetiausahaan dengan penuh sabar.

Menjadi pembantu peribadi kepada bintang tersohor itu bukan suatu tugas yang mudah. Wanita berusia 30-an itu mengatakan bahawa sepanjang 13 tahun dia menggalas tanggungjawab itu, waktu dirasakan berlalu dengan begitu pantas.

Katanya, selain mengurus jadual kontrak album dan konsert, dia juga dipelawa untuk berkongsi cadangan dan idea untuk penerbitan lagu-lagu terbaru. Dalam pada itu, dia harus peka dan bijak mengendalikan gosip-gosip yang menjadi lumrah figura dunia hiburan.

Walaupun ada di antara gosip itu menjatuhkan reputasi dan maruah majikannya, Rozi bersyukur kerana sema- ngat Siti tidak mudah tercalar.

Bagi Rozi, sikap Siti itulah yang membantunya memberi tumpuan lebih kepada skop tugas seorang setiausaha dan pembantu peribadi.

- KOSMO!